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Série Travailler à l’aide de l’intelligence artificielle : des notes de service en quelques minutes

Dans l’ère actuelle marquée par des progrès technologiques remarquables, une avancée notable a représenté l’émergence de l’intelligence artificielle générative (IA générative). Ce sousensemble particulier de l’IA génère du nouveau contenu en réponse à presque n’importe quelle demande. Tout ce que l’utilisateur ou l’utilisatrice doit faire, c’est écrire quelques mots. 

Chaque volet de la série sur le travail avec l’intelligence artificielle se penchera sur un cas d’utilisation particulier, illustrant la manière dont l’IA générative peut s’avérer efficace dans divers scénarios. Nous étudierons les outils les mieux adaptés à chaque tâche, dévoilerons les messages-guides les plus efficaces (c’est-à-dire l’ensemble d’instructions ou de questions en langage clair auxquelles le modèle d’IA générative doit répondre) et donnerons des astuces d’initiés pour accélérer le processus entre l’entrée de données et la génération du résultat idéal. 

N’oubliez pas : lorsque vous utilisez des outils d’IA, en particulier des outils génératifs tels que ChatGPT, le respect des pratiques exemplaires est vital. L’examen et le respect du Guide sur l’utilisation de l’intelligence artificielle générative du gouvernement du Canada garantissent une utilisation responsable et éthique de ces technologies. 

Cet article porte sur trois sujets qui touchent la rédaction de notes de service à l’aide de l’IA générative :  

  • les messages-guides à utiliser pour rédiger une note de service efficace à l’aide de l’IA générative; 
  • les renseignements essentiels à inclure lorsque l’on rédige une note de service à l’aide de l’IA générative; 
  • les avantages et les limites de l’IA générative en ce qui concerne la rédaction de notes de service. 

Rédaction d’une note de service à l’aide de l’IA

Concept animé d’une salle remplie de robots identiques écrivant à des bureaux.

Les notes de service jouent un rôle essentiel dans les milieux de travail d’aujourd’hui, car elles constituent des canaux clés pour la diffusion de divers types d’informations, comme les changements stratégiques, les instructions et les mises à jour sur les projets. Elles constituent un moyen de communication officiel et détaillé qui peut être facilement archivé et consulté, ce qui favorise la transparence, la responsabilité et la coordination entre les membres de l’équipe. La création d’une note de service efficace est un art, qui exige un mélange de concision, de clarté et de pertinence. 

Le cas d’utilisation suivant porte sur l’usage de grands modèles de langage (GML), plus particulièrement ChatGPT d’OpenAI (le cas d’utilisation fonctionnera tout de même avec n’importe quel outil fondé sur les GML), pour aider à rédiger des notes de service efficaces. 

Faire en sorte que ChatGPT génère une note de service n’a rien de compliqué; il suffit de demander à l’application d’en rédiger une. La première étape consiste à lui fournir un message-guide ou, autrement dit, un ensemble d’instructions ou de questions. Le message-guide oriente et dirige ChatGPT au sujet du type de renseignements ou de résultats souhaités. En proposant des messages-guides clairs et concis, on s’assure que l’outil produit les résultats escomptés. L’exemple suivant comprend un message-guide simple. 

Message-guide :

Rédigez une note de service

Réponse de ChatGPT :

De : [Votre nom et votre titre]

Objet : [Sujet de la note de service]

Bonjour [Nom du ou de la destinataire],

J’espère que vous allez bien. Je vous écris pour vous informer de mises à jour et de décisions importantes qui requièrent votre attention.

[Premier point important]

[Expliquez le premier point important ou la mise à jour en détail. Fournissez les renseignements généraux pertinents et les motifs de la décision, le cas échéant.]

[Deuxième point important]

[Expliquez le deuxième point important ou la mise à jour en détail. Incluez les données ou les statistiques pertinentes qui étayent la décision ou la mise à jour.]

[Troisième point important, le cas échéant]

[S’il y a des points ou des mises à jour supplémentaires à aborder, énumérez-les et expliquez-les en conséquence.]

Mesure à prendre :

[Indiquez clairement les mesures précises que le ou la destinataire doit prendre en réponse à la note de service. Indiquez clairement les échéances et tout autre renseignement pertinent.]

Dates importantes :

[Indiquez toutes les dates importantes liées aux mises à jour mentionnées dans la note de service, comme les dates de mise en œuvre, les séances de formation ou les réunions d’examen.]

Renseignements supplémentaires :

[S’il existe des documents, des pièces jointes ou des références supplémentaires ayant un lien avec le contenu de la note de service, mentionnez-les ici.]

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions, n’hésitez pas à communiquer avec moi ou avec le service concerné.

Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ces questions. Votre collaboration est grandement appréciée.

Sincères salutations,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Vos coordonnées]

Comme ChatGPT est un modèle de langage fondé sur l’IA générative, les résultats peuvent être très différents de l’ébauche ci-dessus. Cependant, il convient aussi de noter que l’ébauche ci-dessus est loin de correspondre au résultat souhaité. Pour permettre à ChatGPT de générer une note de service efficace et de qualité, il est essentiel de lui fournir autant de renseignements précis que possible. Cette situation revient à demander à un assistant ou à une assistante de rédiger une note de service sans lui fournir de précisions : il ou elle aurait sans aucun doute de la difficulté à répondre aux attentes. En fait, il est fort probable que cette personne n’essaierait même pas de rédiger la note de service sans connaître certains des renseignements cidessous. 

  • Sujet de la note de service : Quel est le sujet ou l’objectif principal de la note de service? La définition d’un sujet ou d’un objectif principal permet de rédiger un message ciblé. 
  • Public visé : Qui lira cette note de service? Comprendre le public permet d’orienter le ton et la complexité du langage utilisé, et de s’assurer que le contenu présente un intérêt pour ce public. 
  • Points ou messages clés : Quels sont les tâches ou les renseignements essentiels que les destinataires doivent effectuer ou comprendre après avoir consulté la note de service? 
  • Renseignements à l’appui : Il est question des données, des statistiques ou des renseignements complémentaires qui étayent les points principaux. Il peut s’agir d’une mise en contexte, d’explications ou de justifications. 
  • Mesure ou résultat souhaité : Quelle est l’action attendue des destinataires après la lecture de cette note de service? Il peut s’agir de mesures ou de décisions précises. 
  • Ton : Le ton de la note de service doit-il être officiel, informel, urgent ou informatif? Le ton peut influencer la façon dont le message est reçu et compris. 

Pour l’exemple donné, nous allons continuer de travailler à partir du modèle fourni par ChatGPT en ajoutant l’information manquante dans le prochain texte d’entrée. N’oubliez pas que ChatGPT n’est pas sécurisé, il est donc important d’éviter de divulguer des renseignements de nature délicate à l’outil, y compris des renseignements personnels, classifiés, protégés ou exclusifs. 

Message-guide de suivi :

Complétez la note de service en utilisant les renseignements suivants :

De : J. Smith

Objet : Pique-nique annuel à l’occasion de la Semaine nationale de la fonction publique

Destinataire : Tout le personnel

Premier point important : Vous êtes tous et toutes les bienvenu·es

Tout le monde est invité à cet événement annuel, et nous encourageons les employé·es à emmener les membres de leur famille.

Deuxième point important : Code vestimentaire

Tenue de ville décontractée

Mesure à prendre : Confirmation de la présence

Pour assurer une quantité suffisante de nourriture et de boissons

Dates importantes :

Mercredi 13 septembre, de 9 h à 14 h, au parc communautaire

Nom : J. Smith

Titre : Adjoint de direction

Coordonnées : J.Smith@Canada.ca

Lorsque l’on fournit à ChatGPT les renseignements supplémentaires, il peut ajouter les éléments manquants à la note de service. 

Réponse de ChatGPT :

De : J. Smith, adjoint de direction

Objet : Pique-nique annuel à l’occasion de la Semaine nationale de la fonction publique

Bonjour à tout le personnel,

J’espère que vous allez bien. Je vous écris pour vous informer de notre prochain piquenique annuel tenu à l’occasion de la Semaine nationale de la fonction publique, et de certaines décisions qui requièrent votre attention.

**Vous êtes tous et toutes les bienvenu·es**

Nous invitons l’ensemble des membres du personnel à cet événement annuel. Nous encourageons tout le monde à emmener les membres de leur famille, non seulement pour souligner la réussite de notre entreprise, mais aussi pour resserrer les liens entre nos employé·es et leurs proches.

**Code vestimentaire**

Pour cet événement, le code vestimentaire recommandé est la tenue de ville décontractée. Nous voulons que tout le monde soit confortable tout en préservant une image professionnelle pour représenter notre entreprise.

Mesure à prendre :

Afin de nous assurer d’avoir suffisamment de nourriture et de boissons pour tout le monde, nous vous demandons de confirmer votre présence et le nombre de membres de votre famille qui se joindront à nous. Veuillez fournir cette information en répondant à la présente note de service ou en envoyant un courriel à J.Smith@Canada.ca.

Dates importantes :

Le pique-nique aura lieu le mercredi 13 septembre, de 9 h à 14 h, au parc communautaire.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ces questions. Votre collaboration est grandement appréciée.

Sincères salutations,

J. Smith

Adjoint de direction

J.Smith@Canada.ca

Ce résultat constitue une note de service acceptable qui contient tous les renseignements nécessaires et qui définit clairement ce qui est attendu des destinataires. Cependant, elle paraît clichée et manque de créativité, principalement parce qu’on a demandé à l’IA de modifier une note de service existante plutôt que d’en créer une nouvelle. Pour obtenir un résultat plus créatif, fournissez tous les renseignements nécessaires dès le départ, en même temps que la demande initiale de note de service. L’IA pourra ainsi structurer la note de service en fonction des renseignements fournis, au lieu d’essayer de les intégrer dans le modèle initial. 

Essayons à nouveau, cette fois-ci en fournissant dès le départ à ChatGPT des renseignements supplémentaires sur la note de service. 

Message-guide :

Rédigez une note de service en incluant les renseignements suivants :

  • Sujet de la note de service : Pique-nique annuel de l’entreprise
  • Public visé : Tout le personnel
  • Points ou messages clés : Tout le monde est invité à cet événement annuel, et nous encourageons les employé·es à emmener les membres de leur famille.
  • Renseignements à l’appui :
    - Date : Mercredi 13 septembre
    - Heure : De 9 h à 14 h
    - Lieu : Parc communautaire
    - Code vestimentaire : Tenue de ville décontractée
  • Mesure ou résultat souhaité : Confirmation de la présence (pour assurer une quantité suffisante de nourriture et de boissons)
  • Ton : Convivial, mais officiel

Réponse de ChatGPT :

Objet : Pique-nique annuel de l’entreprise – réservez la date et confirmez votre présence

Bonjour,

Nous avons le plaisir d’annoncer la tenue du pique-nique annuel de l’entreprise, une précieuse tradition au sein de notre organisation, et d’y inviter chaleureusement chacun et chacune d’entre vous. Cette année, nous aimerions rendre l’événement encore plus spécial : nous vous invitons à venir avec les membres de votre famille afin de passer une journée remplie de plaisir et de camaraderie.

Le pique-nique aura lieu le mercredi 13 septembre de 9 h à 14 h. Nous avons choisi le magnifique parc communautaire comme lieu de célébration, un grand espace ouvert où nous pourrons nous adonner à diverses activités. Conformément à notre culture à la fois décontractée et professionnelle, le code vestimentaire recommandé pour la journée est la tenue de ville décontractée.

Nous prenons les dispositions nécessaires pour que tout le monde puisse profiter d’une nourriture délicieuse et de boissons rafraîchissantes. Pour assurer une planification efficace, nous vous demandons de bien vouloir confirmer votre présence et le nombre de membres de votre famille qui vous accompagneront d’ici le [insérer la date limite pour confirmer sa présence ici].

Cet événement est une excellente occasion de renforcer notre communauté, de passer du temps en dehors de notre environnement de travail habituel et de créer des souvenirs marquants avec notre famille et nos collègues. Nous espérons vous y voir en grand nombre.

Nous vous remercions de votre attention et du rôle précieux que vous jouez au sein de notre équipe.

Sincères salutations,

[Votre nom]

[Votre poste]

Ce résultat est bien meilleur et presque prêt à être publié. N’oubliez pas : plus le texte d’entrée est détaillé et précis, plus l’IA sera en mesure de produire un résultat significatif et efficace, ce qui vous fera économiser temps et efforts. 

Passons maintenant au niveau supérieur 

Petit robot portant un plastron en or avec une cape, un casque et des bottes rouges.

L’exemple ci-dessus était assez simple. L’utilisation de l’IA générative aurait permis de gagner au plus quelques minutes. Là où ChatGPT brille vraiment, c’est dans sa capacité à consommer de grands volumes de données et à en résumer rapidement le contenu. À titre d’exemple, nous allons créer une note de service à partir de la Directive sur le numéro d’assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. L’inclusion des renseignements tirés de la Directive ne pose pas problème, car elle est accessible au public et ne contient donc pas de renseignements de nature délicate. 

Dans l’exemple ci-dessous, les six premiers points de la Directive ont été inclus dans le texte d’entrée. Bien que seuls les points 1 et 6 soient affichés ci-dessous et séparés d’une ellipse, le texte intégral devrait être inclus pour que l’IA produise le résultat souhaité. Vous remarquerez que l’article entier n’a pas été publié. C’est parce que ChatGPT a une limite sur la quantité de texte qui peut être ajouté à la boîte de saisie avant qu’il n’indique une erreur. Cette limite est difficile à prévoir, mais elle peut se situer entre 1 500 et 4 000 mots selon le modèle utilisé (la limite réelle est mesurée en jetons, un jeton représentant un seul caractère ou un mot entier selon le contexte). 

Message-guide :

1. Date d’entrée en vigueur

1.1 1.1 La présente directive entre en vigueur le 26 octobre 2022.

1.2 1.2 La présente directive remplace la Directive sur le numéro d’assurance sociale datée du 1er avril 2008.

.

.

.

6. Application

6.1 La présente directive s’applique aux organisations figurant à la section 6 de la Politique sur la protection de la vie privée.

6.2 La présente directive ne s’applique pas à l’usage du NAS par les provinces ou les territoires ou dans le secteur privé.

6.3 La présente directive ne s’applique pas lorsque le responsable d’une institution fédérale a le pouvoir délégué en vertu du paragraphe 71(6) de la Loi sur la protection des renseignements personnels d’approuver les nouveaux fichiers de renseignements personnels et ceux auxquels on a apporté des changements importants, qui comprennent le NAS. Cependant, le responsable d’une telle institution fédérale doit se conformer aux modalités relatives à la gestion du NAS, telles que précisées dans la délégation.

Pouvez-vous rédiger une courte note de service au sujet de la Directive sur le numéro d’assurance sociale?

L’objectif de la note de service est de rappeler la politique aux membres du personnel. Rédigez une note de service aussi courte que possible, tout en conservant l’ensemble des points clés.

Réponse de ChatGPT :

Objet : Points clés – Directive sur le numéro d’assurance sociale

Bonjour,

La présente note de service vise à rappeler aux membres du personnel les points essentiels de la Directive sur le numéro d’assurance sociale, qui est entrée en vigueur le 26 octobre 2022 et qui a remplacé la directive précédente datée du 1er avril 2008.

Collecte et usage du numéro d’assurance sociale (NAS) : Le NAS peut uniquement être recueilli aux fins autorisées en vertu de lois et de règlements particuliers ou en vertu de programmes approuvés par le Conseil du Trésor. Il convient d’informer les personnes concernées lorsqu’on collecte leur NAS, en leur expliquant pourquoi il est requis, comment il sera utilisé et les conséquences découlant du fait de ne pas le fournir.

Usage et communication du NAS : Tous les usages ou toutes les communications du NAS doivent être compatibles avec les fins autorisées. Toute communication routinière ou systématique du NAS doit se faire par l’entremise d’un contrat ou d’un accord d’échange de renseignements.

Autorisation d’une nouvelle collecte ou d’un nouvel usage du NAS : Toute nouvelle collecte et tout nouvel usage compatible du NAS doivent être liés à l’administration des pensions, de l’impôt sur le revenu, des programmes sociaux et de santé, et être compatibles avec la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Pour une nouvelle collecte ou un nouvel usage du NAS, il faut soit faire expressément référence au NAS dans une loi nouvelle ou modifiée ou dans un règlement nouveau ou modifié, soit établir l’autorité légitime implicite. Il faut obtenir l’approbation des ministres du Conseil du Trésor avant de mettre en œuvre une nouvelle collecte ou un nouvel usage du NAS en fonction de l’autorité légitime implicite.

Indication de l’usage du NAS : Il faut indiquer l’usage du NAS dans les descriptions du fichier de renseignements personnels (FRP) en citant l’autorité légitime en vertu de laquelle le NAS a été recueilli, et les fins auxquelles il est utilisé.

Le respect de ces principes dans le travail quotidien est crucial. Si vous avez besoin de précisions, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Sincères salutations,

[Votre nom]

[Votre poste]

En conclusion, voici quelques pistes de réflexion 

Les grands modèles de langage et l’IA générative permettent de gagner beaucoup de temps. Une telle tâche nécessiterait normalement plusieurs heures de lecture et de rédaction, mais elle a été accomplie en quelques minutes avec l’aide de ChatGPT. 

Les systèmes d’IA générative peuvent rédiger des textes fluides et cohérents, mais il est essentiel de vérifier l’exactitude des résultats. C’est pourquoi il est préférable d’utiliser l’IA générative uniquement pour produire des notes de service sur des sujets que vous connaissez bien, afin de pouvoir contrôler efficacement la qualité des résultats. C’est important parce que ces modèles ne comprennent pas réellement le monde ou les faits qu’ils présentent; ils ne font que répondre à partir de modèles issus de données d’entraînement. Ils peuvent donc produire des renseignements plausibles, mais erronés ou entièrement inventés. Ce phénomène est souvent appelé l’« hallucination » de l’IA. 

Autrement dit, l’IA ne raisonne pas. Ce manque de raisonnement pourrait produire involontairement du contenu inapproprié ou nuisible, dépourvu d’un jugement humain relatif au caractère approprié ou à l’éthique. Il faut toujours faire preuve d’esprit critique lorsqu’on utilise des outils d’IA. Ils sont destinés à appuyer – et non à remplacer – la surveillance et le jugement humains. 

Maintenant que vous en savez plus sur la façon de rédiger une note de service à l’aide de l’IA générative, c’est à votre tour de l’essayer. 

Ressources 

Brian Wray

Brian Wray

I am passionate about using technology to improve the work life of public servants. – Je suis passionné par l’utilisation de la technologie pour améliorer la vie professionnelle des fonctionnaires.

Caraquet, NB

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