L’intelligence artificielle (IA) change notre façon de travailler, de communiquer et de collaborer.

Vous avez peut-être déjà été témoin de l’utilisation de l’IA dans le cadre de réunions par vidéoconférence, ou vous le serez bientôt. De manière générale, l’IA est utilisée de deux façons dans ces réunions :

des outils d’IA intégrés au logiciel de vidéoconférence fournissent du contenu comme des transcriptions, des résumés et des mesures de suivi;
des assistants virtuels prennent part à des réunions à titre de participants (par exemple, assistant virtuel de [nom]).

Les assistants virtuels peuvent transcrire, traduire et résumer du contenu, et plus encore. Cependant, leur utilisation soulève des questions relatives à l’éthique, à la sécurité, à la gestion de l’information et à la protection des renseignements personnels dont il faut tenir compte.

Le présent article donne un aperçu de l’utilisation des assistants virtuels dans le cadre de réunions en ligne et résume certains des risques et des possibilités qui y sont associés.

Le nouveau contexte de l’IA

Les assistants virtuels s’inscrivent dans un contexte plus vaste de technologies de l’IA qui deviennent de plus en plus accessibles et puissantes. Voici quelques termes et concepts clés associés à l’IA.

Intelligence artificielle : Un système d'intelligence artificielle est un système automatisé qui est en mesure d'établir des prévisions, de formuler des recommandations, ou de prendre des décisions.
Assistant virtuel : Logiciel qui utilise l’IA pour exécuter des tâches comme accroître la productivité, simplifier et automatiser des flux de travail, générer du contenu, connecter des logiciels, gérer des calendriers et appuyer la prise de décisions.
Robot : Application logicielle qui exécute des tâches automatiquement.
IA générative : Catégorie d’IA qui accepte des requêtes formulées de façon naturelle pour générer du nouveau contenu (comme du texte, des images ou des enregistrements audio).
Grand modèle de langage : Base algorithmique qui alimente l’IA générative. Les grands modèles de langage utilisent des algorithmes d’apprentissage automatique pour traiter de grandes quantités de données et générer des réponses textuelles semblables à celles d’un être humain à partir de ces données.
Traitement du langage naturel : Outils qui interprètent du texte (ou des paroles transcrites) pour l’analyser ou pour permettre aux utilisateurs et aux utilisatrices d’avoir une conversation avec le logiciel (comme les robots conversationnels ou l’IA générative). Ces outils ont parfois recours à l’apprentissage automatique.

L’utilisation des outils d’IA et des assistants virtuels est devenue normale. Ceux-ci sont présents dans les logiciels et les échanges en ligne. Par exemple, Siri et Alexa sont des assistants virtuels bien connus qui peuvent exécuter des tâches variées à partir de commandes vocales. De plus, de nombreux sites Web comportent un robot conversationnel qui vise à offrir de l’aide à la clientèle. Le marché de l’IA connaît une expansion rapide qui s’étend dans de nombreuses directions; bon nombre d’entreprises et de jeunes pousses mettent à l’essai l’IA, en particulier en adoptant l’IA générative.

Utilisation des assistants virtuels dans les réunions

Icône MS Teams d’un assistant virtuel qui participe à une réunion à titre d’invité.

Les assistants virtuels peuvent remplir diverses fonctions dans le cadre de réunions en ligne.

Fonctions largement accessibles en ce moment et de plus en plus normalisées	Transcription automatisée	Traduction	Résumé de la réunion	Analyse de documents et de contenu
	Création d’un ordre du jour	Planification intelligente	Réduction du bruit et amélioration du son	Fonctions d’accessibilité
Fonctions nouvelles ou faisant l’objet de débats	Assistants virtuels intelligents	Reconnaissance des gestes	Analyse des émotions	Reconnaissance faciale
Fonctions nouvelles ou faisant l’objet de débats	Suivi automatique des mesures de suivi	… et d’autres nouvelles utilisations qui seront créées un jour étant donné que le marché connaît une expansion et une expérimentation rapides

Certaines de ces fonctions deviennent déjà monnaie courante (comme la réduction du bruit et l’amélioration du son, soit la manière dont les logiciels de vidéoconférence suppriment les bruits de fond et mettent l’accent sur la gamme de fréquences de la parole humaine). D’autres fonctions sont encore nouvelles ou font l’objet de débats beaucoup plus poussés à savoir si elles constituent une amélioration ou si elles suscitent des préoccupations sur le plan éthique, moral, relationnel ou de la protection des renseignements personnels.

La fonction de prise de notes par l’IA sera couramment utilisée. Par exemple, si vous vous joignez à la réunion en retard et que vous en avez manqué les 10 premières minutes, vous pourriez demander à l’assistant virtuel s’il y a des nouveautés par rapport au projet sur lequel vous travaillez. À la fin de vos réunions, celui-ci vous présentera un résumé de ce qui a été discuté et des mesures de suivi, le cas échéant.

Étant donné que les assistants virtuels seront intégrés aux systèmes de gestion des relations avec la clientèle, les parties qui rencontreront des fonctionnaires du gouvernement du Canada seront de plus en plus en mesure d’accéder en temps réel à des données riches, analysées par l’IA, contextuelles à la conversation, et à leurs antécédents. Autrement dit, les participants et les participantes pourront demander à l’assistant virtuel ce que les autres personnes ont dit pendant l’appel. Ils et elles pourront aussi lui demander de récupérer de l’information de diverses sources, comme des documents, des calendriers, des courriels et des clavardages.

Facteurs à prendre en considération

Image d’un robot d’intelligence artificielle sortant de derrière une plateforme de messagerie et pointant un message.

Sécurité et protection des renseignements personnels: Si une réunion est transcrite et résumée, cela veut dire qu’elle est enregistrée. Nous prenons l’habitude de voir apparaître dans certains logiciels une fenêtre qui informe tout le monde que la réunion ou l’événement est enregistré, mais ce ne sont pas tous les robots et logiciels intégrés qui envoient systématiquement un avis d’enregistrement. Certains robots prennent part aux réunions à titre de participants et d’autres sont même dotés d’un nom humain, ce qui donne l’impression qu’ils sont des personnes dont la caméra est éteinte. D’autres types d’IA travaillent simplement en arrièreplan.
Les transcriptions et les enregistrements sont alors effectués par d’autres organisations, généralement des fournisseurs d’assistants virtuels fondés sur l’infonuagique. Certains logiciels d’assistants virtuels peuvent présenter une faible protection des données ou être expressément conçus pour recueillir des données.
Bien que nous devons toujours nous assurer de connaître l’ensemble des participants et des participantes à une réunion, nous devons aussi maintenant nous demander si les assistants, qu’ils soient humains ou alimentés par l’IA, devraient participer aux discussions de la réunion.
Autrement dit, nous ne pouvons pas tenir pour acquis qu’il n’y a pas d’IA et que la réunion n’est pas enregistrée. En fin de compte, il s’agit d’une question de confiance envers les participants et les participantes, et de sensibilité de la discussion.
Gestion de l’information: Les enregistrements et les transcriptions effectués par des fonctionnaires du gouvernement du Canada relèvent des cadres juridiques et stratégiques en matière de gestion de l’information et d’accès à l’information, et de protection des renseignements personnels.
Éthique: Enregistreriez-vous une réunion sans d’abord avoir obtenu le consentement de l’autre partie? Légalement (au Canada), vous pourriez le faire (nous appelons cela le « consentement d’une partie »), mais dans la pratique, la plupart d’entre nous n’y penseraient pas puisque ce serait de l’abus de confiance.

À mesure que le marché de l’IA prendra de l’expansion et que l’utilisation des options de soutien relatives à l’IA deviendra courante dans les logiciels accessibles à grande échelle, nous ferons face à de nouveaux enjeux et dilemmes éthiques. Ces derniers seront liés à des questions comme l’enregistrement, l’analyse des émotions et le suivi de l’attention. D’un point de vue culturel, nous observerons soit une résistance par rapport à l’IA, soit une acceptation de celle-ci, ou les deux. Il est facile de s’imaginer que des pratiques actuellement perçues comme problématiques sur le plan social deviendront avec le temps la nouvelle norme.

Résumé des risques et des possibilités

Il y a assurément deux facettes à cette nouvelle technologie et pratique. Les risques et les possibilités se préciseront au fil du temps à mesure que la technologie évoluera et que de plus en plus de personnes l’adopteront. Voici certains des points importants à considérer :

Risques

Réunions enregistrées sans l’obtention d’un consentement explicite
Considérations stratégiques relatives à l’utilisation de l’IA dans tous les secteurs
Atteintes à la protection des données tirées des transcriptions et des enregistrements de réunions
Erreurs dans la transcription ou la représentation des points de vue des fonctionnaires
Iniquité linguistique puisque souvent, ou initialement, l’anglais s’affiche en premier dans les nouveaux logiciels
Manque d’efficacité pendant que le gouvernement du Canada élabore, obtient ou adopte des solutions et des approches conformes aux politiques
Avantage informationnel des personnes dotées d’un assistant virtuel lors d’une réunion

Possibilités

Gains de productivité et d’efficacité, notamment en évitant les tâches moins importantes et en réduisant la dépendance à la participation aux réunions
Nombre accru de renseignements opérationnels et sur les intervenants
Transmission facile des notes sur la réunion, ce qui favorise la transparence et la collaboration
Amélioration de l’accessibilité et de l’équité linguistique grâce à la traduction, à la transcription, au texte de remplacement des images et aux résumés en langage clair et simple pendant les réunions

Conclusion

Les fonctionnaires et les travailleurs et travailleuses du savoir passent beaucoup de temps en vidéoconférences. De plus en plus souvent, l’IA et les assistants virtuels seront intégrés aux logiciels les plus communs. Il reste des questions en suspens relatives à de nombreux sujets, comme l’éthique, la sécurité, les flux de données et les gains d’efficacité. En bref, le contexte de l’IA évolue.

Ressources

Cours | Découvrez l’intelligence artificielle (DDN210)
Article | Utilisation des grands modèles de langage (comme ChatGPT) dans la fonction publique fédérale
Article | Démystifier l’intelligence artificielle
Article | Aperçu de ChatGPT d’OpenAI
Guide | Guide sur l’utilisation de l’intelligence artificielle générative
Guide | Directive sur la prise de décisions automatisée
Guide | Code de conduite volontaire visant un développement et une gestion responsables des systèmes d’IA générative avancés

Kent Aitken

Mieux comprendre les assistants d'IA servant aux vidéoconférences