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Découvertes amusantes : utiliser les tableaux blancs numériques pour collaborer

Conception10-18-2021
Photo via Unsplash

Qui a dit que le jeu devrait être réservé aux enfants? Le jeu est intemporel et universel. Même les professionnels peuvent tirer parti du jeu dans le cadre de leur travail. Il favorise l’expérimentation et le renouvellement. Vous pouvez, en effet, expérimenter, mettre à l’essai, apporter des modifications et mettre à l’essai à nouveau. Le jeu est également concret et pratique puisque vous pouvez construire, organiser et partager des produits tangibles. Soulignons aussi que les gens qui jouent créent des relations puisque le jeu appelle à la collaboration. Il est d’autant plus stimulant que les gens sont grandement concentrés et engagés dans une tâche dynamique et créative. À l’Accélérateur du numérique de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), un programme pratique intensif d’une durée au cours duquel les équipes travaillent à résoudre des problèmes opérationnels réels, nous avons adopté une approche ludique et active pour les apprentissages et la collaboration au moyen de tableaux blancs virtuels.

Il existe de nombreux outils de tableau blanc en ligne, conçus pour la collaboration à distance et décentralisée. Les tableaux blancs sont intuitifs et hautement visuels pour que les idées et les concepts complexes puissent être facilement communiqués et compris. À l’Accélérateur du numérique de l’EFPC, nous utilisons l’outil Miro pour les activités des ateliers, la documentation des présentations, les sprints de conception, la collecte de ressources et l’analyse. Nous avons choisi Miro parce que nous savions que cet outil est utilisé au sein de nombreux ministères et que l’un des membres de notre équipe le connaissait déjà.

Fonctionnalités ludiques

Vous pouvez essayer les nombreuses fonctionnalités des outils de tableau blanc en ligne. Vous pouvez ajouter des feuillets adhésifs, des formes, des icônes, des tableaux, des graphiques, des images, des pages Web et bien plus. Des outils comme Miro favorisent la créativité et une approche pratique.

Tout cela semble-t-il intimidant, ou cela semble-t-il représenter une grande quantité de travail? Il est certain que l’on s’éloigne de vos documents Word partagés habituels. Disons que cela demande une plus grande participation, du temps et une certaine ouverture à l’exploration, mais cela en vaut la peine.

Carte Miro - Planche de jeu avec texte (illisible)
Exemple de carte Miro

Une collaboration à l’échelle du pays

Lorsque l’équipe s’est tournée vers le travail collaboratif virtuel, nous voulions trouver des façons de réunir les membres au-delà des simples appels sur MS Teams. Un tableau blanc virtuel a permis des interactions et des échanges en direct tout au long du programme de l’Accélérateur. Avec des participants de partout au Canada, un tableau blanc virtuel a permis d’assurer que chacun d’eux pouvait participer à la conversation, accéder aux contenus et contribuer à l’activité de façon amusante et efficace. Nous avons amené la collaboration à un niveau supérieur et touché un large éventail de personnes. Nos participants au programme de l’Accélérateur proviennent de divers secteurs, ministères et régions et ont tous été en mesure d’apprendre et de travailler ensemble.

Jetez un œil à l’un de nos tableaux ci-dessous :

sticky notes virtuelle sur une carte avec plus de noms
Participants à l’Accélérateur prenant part à l’activité sur Miro dans le cadre de l’atelier Comment créer un carnet de commandes.

Nos tableaux blancs virtuels sont utilisés comme des espaces communautaires de travail où les participants peuvent faire ce qui suit : se présenter à tout moment et où ils peuvent facilement tenir des séances de remue-méninges; documenter et échanger des idées; ainsi que réunir des ressources en un seul endroit. Et grâce à tous ces gestes, ils bâtissent collectivement les connaissances.

Les participants ont même eu plusieurs occasions de jouer et d’apprendre à se connaître de façon plus personnelle et informelle. Nous avons organisé de nombreuses activités de mise en train originales et légères, comme la création d’un monstre et le choix d’une chanson décrivant le mieux les sentiments des participants pendant la découverte du programme. Un tableau blanc virtuel n’est pas qu’un espace de travail, il est aussi un espace pour s’amuser et bâtir une communauté!

6 photos de monstres
Voici quelques chefs-d’œuvre créatifs et amusants réalisés par les participants de notre atelier Créer un monstre!
Des chansons aux données, phase de la découverte du programme de l’Accélérateur : Une liste de chansons séparées en trois groupes avec des graphiques
Des chansons aux données, phase de la découverte du programme de l’Accélérateur : Une liste de chansons séparées en trois groupes et des graphiques générés de ces données

La conception

En peu de temps et sans expérience en conception, vous pouvez créer des artefacts visuels étonnants à l’aide de Miro. Prenez le tableau suivant à titre d’exemple! Val, l’une des membres de notre équipe de l’Accélérateur numérique, a créé ce tableau pour l’atelier sur la définition de problème. Elle aime, en quelque sorte, faire vivre une aventure aux gens et utiliser des outils visuels pour les aider à retenir l’information. Comme Val a beaucoup d’idées et qu’elle a tendance à réfléchir en images, elle a associé la définition de problème au jeu de société Clue parce que les deux ont en commun l’importance du « où, quand et comment ».

« Je crois qu’il est beaucoup plus facile de suivre ou de retrouver les choses avec des repères visuels et, à un certain niveau, de retenir l’information. Lorsque je crée des ateliers comme celui-ci, cela me permet d’amener les gens dans une aventure imaginaire, loin du contexte gouvernemental! Comme mon cerveau déborde d’idées et que j’ai tendance à “penser” en images, le terme définition de problème s’apparentait vraiment au jeu Clue où il faut trouver le “où, quand et comment”! » - Val Gaudreault
la planche de jeu Clue!
Un tableau Miro pour un atelier sur la définition de problème qui reprend la planche de jeu Clue!

Nos tableaux blancs virtuels s’animent grâce à une participation active. C’était emballant de pouvoir les voir prendre forme et évoluer en temps réel. La qualité indémodable des tableaux de Miro est aussi incroyablement épatante et essentielle. Les participants peuvent revoir et ajuster les contenus en plus d’en ajouter. Les tableaux ne sont pas statiques ni rigides.

Vous n’avez pas pu prendre part à l’une des séances de travail en direct? Vous avez pensé à quelque chose d’intéressant après une séance que vous aimeriez transmettre? Aucun problème! Nous utilisions aussi Miro pour des collaborations asynchrones où nos participants pouvaient apporter des modifications ou des ajouts au tableau au moment qui convenait le mieux à leur emploi du temps et à leurs découvertes fortuites. Un tableau Miro peut toujours être consulté ou modifié rapidement et facilement.

Chaque feuillet adhésif, chaque commentaire et chaque image est lié à une personne. Quand vous consultez un tableau blanc virtuel rempli d’idées, vous pouvez sentir la touche personnelle et entendre la voix de chacune des personnes ayant contribué à sa création. Nos participants étaient en mesure de laisser leur propre marque sur chacun des tableaux. Et en même temps, ils ont tous été réunis dans un seul collage géant dans un tableau Miro.

Les participants ont exprimé leurs impressions sur notre atelier d’introduction à Miro.

Renforcer l’appropriation

Nous, l’équipe de l’Accélérateur, avons peut-être mis en place les assises de la collaboration au moyen des tableaux blancs virtuels, mais ce sont certainement nos participants qui l’ont élaborée et qui se sont approprié cette collaboration. Nous voulions autonomiser les gens à s’approprier leur processus d’apprentissage, de création et de transformation. Même après l’atelier, les équipes pouvaient continuer de travailler à leurs tâches. Ils étaient aussi en mesure de revenir le lendemain et de discuter de leurs progrès avec les autres équipes. De cette façon, les tableaux blancs virtuels ont contribué à faciliter le partage et l’ouverture.

illesible
Cartographie des personnes et cartographique de l’empathie de l’équipe 3 (ARC) réalisées au moyen de Miro lors de l’atelier sur la définition de problème no 2. Même si le programme est maintenant fermé, l’équipe peut encore conserver et consulter ces renseignements.

Collaboration évolutive

Il était important pour nous, à l’Accélérateur numérique de l’EFPC, de créer un espace pour que nos participants puissent collaborer, jouer et s’amuser. Nous voulions, par la même occasion, permettre une création collaborative efficace pour le travail entièrement en ligne. Nous avons utilisé Miro parce qu’il représentait une bonne option pour nous et qu’il correspondait à ce que nous voulions offrir pendant notre programme, mais il y a tellement d’autres outils formidables à explorer! Apprendre à utiliser un nouvel outil comme Miro était intimidant pour nos participants, aux premiers abords, puisqu’il demande une transition vers une méthode davantage numérique et visuelle. Toutefois, après avoir pris le temps d’essayer l’outil et avoir gardé l’esprit ouvert, ils ont compris sa valeur et ont vraiment pris plaisir à l’utiliser.

Afin de démontrer l’étendue des possibilités offertes par un outil de tableau blanc en ligne, nous avons une dernière chose à vous montrer. Dans un seul atelier, en utilisant Miro, nous avons utilisé près de 5 000 feuillets adhésifs. Ça fait beaucoup de feuillets adhésifs! Avec les outils de tableau blanc, la collaboration est évolutive.


Ressources supplémentaires :

Autres outils de tableau blanc en ligne :

Cours

Concevoir avec les utilisateurs #bondesign
Dans cet épisode-ci, nous vous présentons 3 vidéos sur les principes de base de la conception centrée sur l’utilisateur, lesquelles sont commentées par nos collègues Alvaro Vargas et Ksenia Cheinman.
CSPS Digital Academy - L’Académie du numérique de l'ÉFPC

CSPS Digital Academy - L’Académie du numérique de l'ÉFPC

En compagnie de Christina Bondi,Val Gaudreault,Zoe Langevin,Robyn Paton

Teaching public servants the skills needed in today's digital age. | Enseigne aux fonctionnaires les compétences nécessaires pour l’ère numérique.

CSPS/EFPC

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